Häufig gestellte Fragen

Dazu gibt es leider nur ein klares „Nein“. Arbeitskleidung ist nur dann abzugsfähig, wenn eine private Nutzung (nahezu) ausgeschlossen ist. Das gilt selbst dann, wenn der Anzug/das Kostüm durch den Arbeitgeber angeordnet wird. Abzugsfähig ist nur typische Berufskleidung wie z.B. Uniformen, Arbeitsmäntel, Einheitskleidung von Restaurant- oder Lebensmittelketten.

Aufwendungen im Zusammenhang mit einem derartigen Raum können nur dann abgesetzt werden, wenn das betrieblich/beruflich verwendete Arbeitszimmer unbedingt notwendig ist, dieser Raum (nahezu) ausschließlich betrieblich/beruflich genutzt wird und darüber hinaus der Schwerpunkt der Tätigkeit im Arbeitszimmer liegt.

Das Arbeitszimmer ist nicht „unbedingt notwendig“, wenn im Rahmen eines Dienstverhältnisses ein entsprechender Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Die Beurteilung, ob der Mittelpunkt einer Tätigkeit im oder außerhalb des Arbeitszimmers liegt, ist nach der „Verkehrsauffassung“ zu beurteilen. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt beispielsweise (nach der „Verkehrsauffassung“ der Finanzverwaltung) für folgende Berufe außerhalb eines Arbeitszimmers – die Kosten im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer sind daher nicht abzugsfähig: Lehrer, Richter, Politiker, Dirigent, darstellender Künstler, Vortragender.

Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt beispielsweise (nach der „Verkehrsauffassung“ der Finanzverwaltung) für folgende Berufe innerhalb eines Arbeitszimmers – die Kosten im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer sind daher abzugsfähig: Gutachter, Heimarbeiter, Heimbuchhalter, Teleworker.

Als absetzbare anteilige Kosten kommen in Betracht (im Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur Gesamtfläche): Absetzung für Abnutzung bei Eigenheimen (Mietkosten bei Mietwohnungen), Kosten der Einrichtung (Tische, Stühle, Schränke, Lampen, Vorhänge, Teppiche, etc.), Heizung, Strom, Versicherung, sonstige Betriebskosten, Finanzierungskosten.

Kosten für betrieblich/beruflich bedingte Arbeitsmittel (z.B. Computer, Computertische, Kopier- und Faxgeräte, Drucker, Telefonanlagen) sind abzugsfähig, auch wenn sie in einem steuerlich nicht anerkannten Arbeitszimmer verwendet werden.

Jedenfalls absetzbar, da nicht als Arbeitszimmer im herkömmlichen Sinn angesehen, sind beispielsweise Kosten für Ordinationen, Kanzleiräumlichkeiten mit entsprechendem Parteienverkehr, Labors, Foto-, Film- und Tonstudios, Lagerräume, Werkstätten.

In diesem Zusammenhang sind 3 Fälle zu unterscheiden:

1) Die Kosten sind zur Gänze abzugsfähig.

• Die Bewirtung ist Leistungsinhalt (z.B. Verpflegung anlässlich einer Schulung)
• Die Bewirtung hat Entgeltcharakter (z.B. Incentive-Reisen, Journalist bzw. Kriminalbeamter bewirtet Informanten)
• Bewirtung ohne Repräsentationskomponente (z.B. Lokalrunde eines Brauereivertreters, Bewirtung im Zusammenhang mit Betriebsbesichtigungen, Kostproben)

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer: Die Vorsteuer ist ebenfalls zur Gänze abzugsfähig.

2) Die Kosten sind zu 50% abzugsfähig.
Voraussetzung: die repräsentative Mitveranlassung erreicht nur ein geringes Ausmaß.
Beispiele:

• Arbeitsessen vor einem konkreten Geschäftsabschluss
• Bewirtung anlässlich einer Projektvorstellung oder Pressekonferenz
• Bewirtung anlässlich einer Betriebseröffnung im Betriebsraum
• Bewirtung von Geschäftsfreunden in der Kantine des Betriebs

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer: Obwohl die Kosten bei der Gewinnermittlung nur zu 50% abzugsfähig sind, ist die Vorsteuer zu 100% abzugsfähig!

3) Die Kosten sind nicht abzugsfähig.

• Arbeitsessen nach einem Geschäftsabschluss
• Besuch von Vergnügungsetablissements, Casinos
• Besuch von gesellschaftlichen Veranstaltungen (Theater, Konzerte, Bälle)
• Bewirtung anlässlich einer Betriebseröffnung außerhalb des Betriebes
• Bewirtung aus persönlichem Anlass des Steuerpflichtigen, wie Geburtstag, Dienstjubiläum
• Übliche Geschenke (Blumen, Rauchwaren, Spirituosen, Schreibutensilien, Bonbonnieren etc.) an Kunden anlässlich deren persönlicher Anlässe (z.B. Geburtstag, Einstand) oder allgemeiner Ereignisse wie Weihnachten, Jahreswechsel etc.

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer: Auch die Vorsteuer ist nicht abzugsfähig.

Diäten haben den Zweck, die Mehrkosten, die anlässlich der Verpflegung im Rahmen einer betrieblichen/beruflichen (Dienst-)Reise anfallen, abzudecken. Die dafür anerkannten Beträge sind pauschaliert – das Sammeln von Restaurantrechnungen für die eigene Verpflegung ist daher überflüssig.

Die Möglichkeit, Diäten als Betriebsausgaben/Werbungskosten geltend machen zu können, ist an folgende Voraussetzungen geknüpft:

1. Die (Dienst-)Reise muss mindestens 25 km vom Ort des Betriebes/der Berufsausübung wegführen.
2. Die Reisedauer bei In- und Auslandsreisen muss mehr als 3 Stunden betragen (somit reichen z.B. 3 h 5 min, 3 volle Stunden sind noch nicht ausreichend).
3. Die Dienstreise darf ein bestimmtes Zeitausmaß nicht überschreiten. (Für die Zeit danach nimmt die Finanzverwaltung an, dass man sich über entsprechende Verpflegungsmöglichkeiten informiert hat und man keine Verpflegungsmehrkosten gegenüber jemandem hat, der z.B. täglich in der Betriebskantine isst.)

a) Bei durchgehendem Aufenthalt endet die Möglichkeit der Geltendmachung von Diäten nach 5 Tagen (z.B. Aufenthalt 2 Wochen, jeweils Montag – Freitag: Diäten können nur für die ersten 5 Tage geltend gemacht werden). Erfolgt innerhalb von 6 Monaten keine weitere Reise an diesen Ort, können bei einer späteren Reise wieder Diäten (nach den gleichen Regeln) geltend gemacht werden.

b) Ein Ort wird regelmäßig (mindestens 1x wöchentlich) bereist. Auch in diesem Fall können Diäten nur für die ersten 5 Tage geltend gemacht werden (z.B. jeden Dienstag und Donnerstag – Diäten stehen nur für die ersten 3 Dienstage und 2 Donnerstage zu). Erfolgt innerhalb von 6 Monaten keine weitere Reise an diesen Ort, können bei einer späteren Reise wieder Diäten (nach den gleichen Regeln) geltend gemacht werden.

c) Ein Ort wird in unregelmäßigen Abständen aufgesucht: in diesem Fall können pro Kalenderjahr Diäten für die ersten 15 Tage geltend gemacht werden.

Die geltend zu machenden Diäten betragen bei Inlandsreisen von mehr als 3 Stunden € 2,20 je angefangener Stunde (somit € 8,80 für 4 h, jedoch € 11,00 für 4 h 5 min), maximal € 26,40 für jeweils 24 Stunden.

Bei Auslandsreisen kommen die je Land unterschiedlichen Tagessätze der Reisegebührenvorschrift zur Anwendung. Dauert eine Reise im Ausland länger als 3 Stunden, so kann für jede angefangene Stunde der Auslandsreise ein Zwölftel des Auslandstagsatzes gerechnet werden, maximal das volle Tagesgeld für jeweils 24 Stunden.

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer: In den Pauschalbeträgen für Inlandsdiäten ist Vorsteuer (Steuersatz 10%) enthalten.

Für das Fahrzeug können im Ausmaß der betrieblichen/beruflichen Nutzung wahlweise entweder die anteiligen tatsächlichen Kosten (Absetzung für Abnutzung bzw. Leasingrate, Treibstoff, Versicherung, Instandhaltung, Maut/Vignette, Kreditzinsen) oder Kilometergeld geltend gemacht werden. Wird das pauschale Kilometergeld in Anspruch genommen, ist daneben die Geltendmachung des Aufwandes beispielsweise für Parkscheine, Maut etc. ausgeschlossen. Weiters ist eine Höchstgrenze für die betrieblichen/beruflichen Fahrten von 30.000 km pro Kalenderjahr zu berücksichtigen.

Ab einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50% können nur mehr die anteiligen tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Die Berücksichtigung von Kilometergeld ist in diesem Fall ausgeschlossen.

Im Rahmen eines Dienstverhältnisses sind die Fahrten zur und von der Arbeitsstätte mit dem Pendlerpauschale abgegolten. Darüber hinaus können nur die Kosten für Fahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten Reise abgesetzt werden, sofern diese nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden.

Für PKW und Kombi besteht hinsichtlich der Anschaffungskosten (inkl. USt und NoVA) eine Obergrenze von € 40.000,00 (für Anschaffungen vor 2005 € 34.000,00) – das gilt auch für Leasingfahrzeuge. Übersteigen die Anschaffungskosten diesen Betrag, werden Absetzung für Abnutzung bzw. Leasingrate sowie sonstige wertabhängige Kosten (z.B. Service, Kaskoversicherung) entsprechend gekürzt.

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer: Für welche Fahrzeuge der Vorsteuerabzug zusteht, finden Sie in unserer Liste Vst-KFZ.

Für Nächtigungen im Rahmen einer betrieblichen/beruflichen Reise können wahlweise die tatsächlichen Kosten inkl. Frühstück laut Hotelrechnung oder auch Pauschalbeträge von € 15,00 je Nacht bei Inlandsreisen geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass tatsächlich Aufwendungen angefallen sind – für kostenlose Übernachtungen bei Bekannten steht kein Pauschale zu. Die Pauschalbeträge für Nächtigungen finden Sie in unserer Liste Reisekosten.

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer: In den Pauschalbeträgen für Inlands-Nächtigungen ist Vorsteuer (Steuersatz 10%) enthalten.

Der Vorsteuerabzug ist an bestimmte gesetzliche Voraussetzungen gebunden. Fehlt ein Merkmal, darf der Vorsteuerabzug seitens der Finanzverwaltung nicht gewährt werden. Eine Nachsicht ist gesetzlich nicht möglich.

Je nach Höhe des Rechnungsbruttobetrages haben Rechnungen folgende Merkmale aufzuweisen:

Auf Rechnungen über € 10.000,00 brutto muss darüberhinaus auch die UID des Leistungsempfängers angeführt sein.

Geldstrafen sind grundsätzlich nicht abzugsfähig.